Прозрачные бизнес-процессы в CRM-системе Битрикс24

Бизнес-модель компании строится на трех ключевых направлениях, ориентированных на различные потребности клиентов:

• Финансирование под залог автомобиля. Клиенты единолично распоряжаются своим автомобилем, компания только оформляет залог.
• Лизинг автомобилей. Есть варианты для личного пользования и для коммерческого использования.
• Аренда автомобилей для такси. Можно взять машину посуточно или с правом выкупа в собственность.

По мере роста сервис «Cashmashina» столкнулся с тем, что его внутренние операции стали недостаточно эффективными. Процессы согласования договоров между отделами были неотлаженными и занимали много времени, а ручная обработка заявок от партнеров-автосалонов создавала риск потери информации и задержек.

Кроме того, руководство сервиса столкнулось с острой нехваткой аналитики для принятия решений. Не было понятно, какие маркетинговые каналы приносят результат, а контроль за просроченной задолженностью клиентов был трудоемким и неточным. Именно эти операционные и аналитические проблемы, создававшие реальные финансовые и управленческие риски, побудили компанию реализовать системную доработку и автоматизацию своей IT-инфраструктуры.

Сотрудничество между сервисом «Cashmashina» и IT-интегратором «ИнфоСофт» было выстроено как последовательный проект, рассчитанный на один год. Работа велась в режиме сопровождения с привлечением одного-двух специалистов от исполнителя, что позволяло гибко распределять ресурсы.

Первоначально команда «ИнфоСофт» провела детальный аудит существующих в «Cashmashina» бизнес-процессов и настроек CRM-системы. В ходе совместных обсуждений с сотрудниками сервиса были собраны и систематизированы все требования к новому функционалу. На основе этого анализа стороны совместно определили приоритетные задачи для реализации, сформировав четкий план работ.

После утверждения плана разработчики “ИнфоСофт” приступили к поэтапному внедрению изменений. В рамках этого сотрудничества были выполнены следующие ключевые работы:

Для хранения информации о договорах, согласующих согласно центрам финансовой ответственности (ЦФО), были созданы соответствующие смарт-процессы в CRM-системе Битрикс24.

В отдельном рабочем месте были собраны все необходимые данные: сам реестр договоров, статьи ДДС (используемые для аналитики), список ЦФО с возможностью корректировки согласующих, а также юридические лица компании с привязкой ответственных за оплату счетов.

Для согласования договоров и дополнительных соглашений настроили процесс в окне новостей, который включает следующие возможности: автоматическое заполнение полей, цепочка согласования, привязка к договору, единое место для коммуникации, единоразовая оплата счета без договора.

Из-за нескольких технических ограничений внутреннего BI-конструктора CRM-системы Битрикс24 было принято решение настроить интеграцию с внешней BI-системой. Для реализации данной задачи была выбрана отечественная BI-система от компании Яндекс DataLens, у которой есть готовый коннектор к Битрикс24.

Для реализации задачи был создан набор данных, на дашборд добавлены требуемые фильтры и комментарии. Также была настроена сводная таблица с необходимыми метриками, которая содержит как данные по количеству лидов, сделок, так и затраты, стоимость и конверсию из сделки в успешную.

Для удобства использования инструмента были добавлены подсказки с исключаемыми причинами закрытия лидов, сделок из списка качественных, а для более точечной аналитики компании стали возможны корректировки данных, выявления причины их некорректного заполнения, добавлена детализация по данным отчетов предыдущих блоков.

В рамках сотрудничества были настроены смарт-процессы для отслеживания задолженности клиента. Процесс отслеживания просроченных платежей клиентов был автоматизирован, а для управления этим  процессом был создан отдельный отчет в DataLens.

Были доработаны бизнес-процессы по приему и увольнению сотрудников. В частности, была реализована автоматическая отправка сообщений кандидатам с приглашением на собеседование.

Для упрощения приема заявок от партнерских автосалонов были настроены специальные CRM-формы. При их заполнении в системе автоматически создавалась анкета клиента, что исключало ручной ввод данных.

В результате сотрудничества операционная деятельность «Cashmashina» стала более слаженной. Согласование документов теперь занимает меньше времени благодаря четким автоматизированным процессам, а заявки от партнеров мгновенно преобразуются в анкеты клиентов, исключая потерю данных. Появилась наглядная аналитика по маркетингу, позволяющая точно оценивать эффективность рекламных каналов, а контроль задолженности ведется автоматически через смарт-процессы, повышая финансовую дисциплину.