Внедрение CRM Bitrix24 для ПК «Спецконтроль»

Кейс проекта франчайзинговой сети «ИнфоСофт»

ООО ПК «Спецконтроль» - производитель пломбировочных устройств. Предоставляет своим клиентам полный комплекс решений в области идентификации доступа к материальным ценностям, их учету и сохранности. В основе решений лежит продукция собственного производства – номерные индикаторные пломбировочные устройства различных типов.

ООО ПК «Спецконтроль» имеет свои представительства в 14 городах России, а также в республиках Казахстан и Узбекистан. Число пользователей системы Битрикс24 в компании составляет более 20.

Ситуация до старта проекта

До внедрения системы Битрикс24 работа велась в 1С: Управление нашей фирмой. Она в полной мере не закрывала задачи эффективной коммуникации между производственными подразделениями и отделом продаж, а также качественной и удобной обработки входящих обращений с клиентов. Так как в 1С УНФ вносились уже подтвержденные заказы, то путь клиента до получения заказа и качество обработки его запроса никак не отслеживались.

Цели и задачи проекта

В ходе предварительного интервьюирования проектной группы со стороны заказчика были выявлены следующие цели внедрения новой автоматизированной системы:

Получение полной детальной информации о клиентах в виде введенных и собранных данных в одной базе (CRM - системе), что является основным информационным ключом, принадлежащим компании, для выбора дальнейшей стратегии ведения и расширения бизнеса.
Учет и сокращение потери рабочего времени для обработки данных, унификация документов и минимизация зависимости от человеческого фактора, за счет исключения двойного ввода информации, наличия инструментов автоматической обработки данных и их передачи между подразделениями.
Получение расширенной информации по количественному и суммарному отражению сделок и о подготовительном процессе до совершения продажи (стадии продаж, воронка продаж). Возможность проводить анализ по следующим аспектам: организация работы менеджера, его оперативность, занятость, стиль работы с клиентом, лояльность или некорректность, умение переводить клиентов на постоянный статус, активность поиска и т.д.
Получение общего инструмента постановки поручений сотрудникам и контроля их исполнения, отслеживание истории выполнения и согласования задач.
Создание единых инструментов внутренней коммуникации между сотрудниками компании, а также инструментов взаимодействия с клиентами.

Выбор автоматизированной системы

Выбор автоматизированной системы был сделан в пользу Битрикс24 по ряду критериев:

удобная и современная CRM-система, закрывающая потребности отдела продаж на каждом этапе сделки;
широкий перечень всевозможных интеграций: звонки, заявки, социальные сети, переписки в мессенджерах, что делает работу менеджера оперативной, а историю сделки прозрачной;
возможность объединить в единую систему сотрудников смежных подразделений, тем самым, сократив время на передачу информации и исключив человеческий фактор потери рабочей информации, документов и пр.;
готовая и рабочая интеграция с учетной системой 1С;
приятный, современный и понятный интерфейс Битрикс24.

Выбор подрядчика на проект

В качестве подрядчика ООО ПК «Спецконтроль» выбрал франчайзинговую сеть «ИнфоСофт», как IT-компанию с большим опытом внедрения CRM-систем, успешно работающую на рынке более 25 лет. Также ИнфоСофт» имеет штат специалистов, которые могут осуществить поддержку и в части CRM Битрикс24, и в части 1С. Немаловажным фактором оказалась положительная рекомендация эксперта в части автоматизации продаж и CRM – Кудинова Алексея.

Описание проекта

Процесс работы с клиентом был начат с предпроектного обследования, входе которого были отрисованы бизнес-процессы Заказчика, а также составлена матрица требований. Результатом данного этапа была детализация требований в части автоматизации отдела продаж, коммуникаций со смежными подразделениями, а также интеграции с 1С: Управление нашей фирмой.

Также в рамках обследования была предложена концепция проекта, содержащая этапы внедрения по методологии agile. Этапы работ включали следующие результаты:

Проведено вводное обучение по функциональным блокам Битрикс24 – Корпоративный портал, Задачи и Проекты, сразу после обучения сотрудники начали работать на портале. В результате получили единую систему внутренней коммуникации и постановки задач.
Настроены воронки продаж, автоматические действия, а также заявки в производство через смарт-процесс «Продукция клиента», после изучения видео-инструкций сотрудники приступили к работе с заказами клиентов в Битрикс24. По итогам данного этапа у сотрудников появился доступ к актуальным статусам производства по каждой сделке, возможность оперативных изменений и коммуникаций в едином окне в рамках конкретного запроса клиента.
Осуществлено моделирование интеграции с 1С, выбран оптимальный вариант с учетом всех требований и ограничений, настроены автоматические действия по смене этапов сделки при Оплате и Отгрузке клиенту. За счет интеграции и автоматических действий системы процесс обработки сделок был ускорен, а также уменьшен срок сбора закрывающих документов.
Подключены каналы коммуникации – телефония, почта. Добавлены инструкции в том числе и по действиям сотрудников.
Настроено автоматическое формирование печатной формы счета, коммерческого предложения, договора, спецификации и фиксации цены с подстановкой номенклатурных позиций из 1С, сквозной нумерацией документов по разным филиалам. Это значительно сократило трудозатраты сотрудников на подготовку документов по сделке.

На протяжении постепенного внедрения осуществлялись: выдача видео-инструкций, точечное консультирование по вопросам пользователей и периодические встречи по итогам работы по блокам спринтов.

Результаты работы над проектом

В результате внедрения был автоматизирован процесс обработки запросов клиента, достигнуто его ускорение за счет оперативной передачи заказов в производство, онлайн-доступа к информации по клиенту (письма, звонки дела) автоматического формирования печатных форм. Битрикс24 стал единой системой коммуникации между подразделениями, фиксации всего пути клиента, источником и инструментом аналитики для собственников компании.

В дальнейшем ООО ПК «Спецконтроль» планирует продолжить сотрудничество с франчайзинговой сетью «ИнфоСофт» по сопровождению внедренного решения и реализации будущих задач.

Хотите узнать больше о проекте?

Отправьте нам контакты и мы свяжемся с вами

Отправляя форму, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и условиями обработки и использования ваших персональных данных