В постоянно растущих и развивающихся компаниях часто наступает момент, когда внутренних процессов становится очень много, сроки обработки информации увеличиваются, а иногда и теряется часть документации, принятых договоренностей.
Именно в этот момент владельцы бизнеса или другие лица компании (обычно это руководители или менеджеры по развитию) задумываются об изменениях, «наведении порядка», создания единого коммуникационного пространства и прозрачности всех процессов. Их целью становится оптимизация бизнес-процессов.
Разберем основные шаги по наведению порядка во внутренних процессах компании:
1. Визуализация. Начертите, создайте блок –схему, перенесите в нотацию (UML, BPMN). Разбейте весь процесс на этапы, в каждом этапе укажите ответственных, не забудьте про информационное поле, укажите кто кому какую информацию передают.
2. Сбор статистики и анализ. Проследите всю цепочку, возможно уже сейчас станет понятно, что на каком – то этапе есть большая потеря времени, много ошибок, отсюда сразу можно понять узкие места.
3. Внесение изменений. После анализа узких мест – предпринимаем действия, меняем последовательность этапов, ответственных, включаем в список действий – автоматизацию рутинных действий.
Автоматизация может помогает на всех шагах. Приведем пример автоматизации процесса в Битрикс24.
На первом этапе формализуем процесс и настраиваем действия сотрудников, возьмем процесс согласования, где сотрудник выбирает список согласующих и прикрепляет необходимые для согласования документы, тогда схема бизнес-процесса будет выглядеть следующим образом:
Далее мы внедряем процесс и собираем обратную связь. Часто во время работы пользователи сами понимают излишние этапы, действия за счет переноса процесса, данных и коммуникации в единую систему. Первые изменения могут возникнуть уже здесь.
Затем создаем реестр, в котором фиксируется срок выполнения каждого этапа.
Тут становятся заметными самые длительные этапы, а имея информацию о конкретных сотрудниках и этапах, можно уже глубже выяснять причину длительности. Возможно, сотрудник перегружен, а может быть слишком много бумажной волокиты.
Ну и на третьем шаге все изменения будут касаться уже настроенных процессов в Битрикс24, который позволяет гибко и быстро перенастроить процесс, сохранив все данные по прошедшим процессам.